Die klassische Fristenkontrolle besteht aus vielen manuellen Prozessen. Diese sind in der Regel aufwändig und fehleranfällig. Gerne greifen Unternehmen auf Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel zu, welche den geschäftlichen Alltag erleichtern können. Daneben gibt es spezialisierte, automatisierte IT-Programme, welche bei der Fristenkontrolle unterstützen können. Worin liegen die Unterschiede im Management-by-Excel, verglichen mit vollautomatisierten IT-Lösungen?
Fristenkontrolle via Excel oder Spezialsoftware: Ein Vergleich
- Automatisierte Prozesse: Die Verteilung und Überwachung von Fristenkontrollen läuft bei spezialisierten IT-Lösungen in der Regel voll automatisiert. Damit verbunden ist eine Arbeitszeitersparnis beim internen Personal. Auch die Fehlerwahrscheinlichkeit wird reduziert, da manuelle Änderungen und Formeln entfallen.
- Kurze Prüfungsdauer: Gespeicherte Daten können mittels spezialisierter Kontrollsoftware normalerweise per Knopfdruck abgerufen werden.
- Individuelle Dashboards: Digitalisierte Kontrollsysteme liefern üblicherweise schnelle Analysen durch individuell gestaltbare Dashboards. Eine gute vollautomatisierte Lösung bietet einen optimalen ganzheitlichen Blick auf Prozesse, Kontrollen und etwaige Risiken.
- Hohe Datenqualität und definierte Zugangsberechtigungen: Ein automatisiertes (Steuer)-IKS dokumentiert Änderungen nachvollziehbar und ermöglicht im Regelfall festgelegte Zugangsberechtigungen für einzelne Benutzer oder Benutzergruppen.
- Kosten: Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel zählen quasi zur Standardsoftware von Unternehmen. Die Kosten dafür sind gering – aber die Fristenkontrolle ist mit einem hohem Personalaufwand verbunden. Digitale Steuerkontrollsysteme bieten unterschiedliche Preismodelle – von Minimalvarianten hin zu mandantenfähigen Enterprise-Paketen. Dem gegenüber steht ein relativ geringer Personalaufwand.
All diese Überlegungen sollen in die Entscheidung einfließen, ob ein Unternehmen sich der klassischen Fristenkontrolle bedient oder eine spezialisierte SKS-Software einsetzt. In welcher Form auch immer die Fristenkontrolle im Unternehmen erfolgt – stets stehen dabei diese zentralen Fragen im Vordergrund:
- Wie können wir das Haftungsrisiko für die Fristenkontrolle minimieren?
- Wie können wir uns so organisieren, dass Fristen nicht versäumt werden?
Fecton gilt im DACH-Raum als einer der führenden Anbieter von modular aufgebauter Software für Governance, IKS, Risikomanagement und Compliance. Das Unternehmen unterstützt Kunden durch die Implementierung, Schulung, Wartung und den Support des GRC-Tools: Von führenden Banken und Versicherungen hin zu Industriebetrieben und öffentlicher Verwaltung.
„Kontroll- und Dokumentationsmechanismen müssen so einfach und (revisions-)sicher gestaltet sein, dass bei allen Beteiligten höchste Akzeptanz erreicht wird. Wir schaffen das mit unserer Software easyGRC, da diese nahtlos in bekannte Groupware wie z.B. Outlook oder Lotus Notes integriert werden kann. Dies reduziert den Schulungsaufwand enorm und schont IT-Ressourcen. Unsere Kunden bekommen von uns eine Software, die einfach und rasch im Unternehmen implementierbar ist und nachvollziehbare Kontrollergebnisse liefert. Das ist unsere Expertise“, so Andreas Menges (Geschäftsführer der Fecton GmbH).
