Die Digitalisierung hält Einzug in die verschiedensten Bereiche von Unternehmen – darunter auch die Buchhaltung. Als Steuerberater muss man flexibel sein und sich anpassen können. Aber was raten Sie Ihren Klienten, wenn Sie gefragt, werden was denn nun besser ist: Buchhaltung in der Cloud oder doch lieber die klassische Installation am PC?

Buchhaltung in der Cloud oder offline: Der Vergleich

Für beide Varianten gibt es sowohl Vor- als auch Nachteile. In folgenden Punkten liegen die größten Unterschiede zwischen einer cloudbasierten Buchhaltungs-Lösung und der Offline-Variante:

  • Kosten

Eine Cloud-Lösung bietet üblicherweise ein Gesamtpaket zu einem monatlichen oder jährlichen Preis an. Bei diesem Preis sind normalerweise regelmäßige Updates inkludiert. Eine Software zur Installation am PC hat meist hohe Erstkosten.
Dafür sind die Folgekosten dementsprechend geringer: Oft fallen nur für Updates, Wartungen oder spezielle Adaptionen Gebühren an.

  • Zugänglichkeit

Cloud-basierte Systeme können von überall eingesehen werden: Mit Internetzugang hat man auch immer Zugriff auf die Daten – diese Flexibilität steht auch den Steuerberatern zur Verfügung, wenn die Klienten mit Cloud-Systemen arbeiten. Eine Offline-Software kann nur von dem Endgerät aus bedient werden, auf dem sie installiert wurde. Remote-Zugänge sind umständlich und man braucht viel Zeit, wenn man sich von zu Hause einwählen möchte. Gerade wenn Home-Office forciert wird, kann dies ein echtes Problem darstellen.

  • Aktualisierungen

Bei der Buchhaltung in der Cloud werden Updates normalerweise automatisch installiert. Man muss sich also nicht aktiv darum kümmern, dass die Software auf dem neuesten Stand bleibt. Bei Offline-Systemen kann es leicht sein, dass Updates kostenpflichtig sind und man sich aktiv für ein Update entscheiden muss, weil es nicht automatisch heruntergeladen werden kann. Gerade Aktualisierungen sind auch für Sie als Steuerberater wichtig: damit werden oft auch rechtliche Schwachstellen beseitigt, was Ihnen zugutekommen kann.

  • Rechtliche Sicherheit

Datensicherheit im cloudbasierten, digitalen Raum ändert sich kontinuierlich: Gerade deshalb sind die automatischen Updates äußerst praktisch, weil diese die Software an den aktuellen gesetzlichen Rahmen anpassen. Bei Offline-Lösungen bleiben die Daten immer im Unternehmen, aber sollte das Endgerät den Geist aufgeben, gehen auch alle Daten verloren, wenn im Vorhinein keine Back-Ups erstellt wurden.

Anbindung an den Steuerberater mit der Cloud

Ein wichtiger Punkt, der cloudbasierte Lösungen von Offline-Varianten unterscheidet, ist die Anbindung nach außen. Ein Unternehmen kann seiner Steuerberatung einfach Zugriff auf die Daten geben: Es ist mittlerweile Standard, dass die gängigen Dateiformate wie DATEV, dvo oder BMD von Buchhaltungsprogrammen unterstützt werden.

Auch bekommen Steuerberater oft einen eigenen Zugriff auf die Cloud-Buchhaltungssoftware des Klienten, somit können Sie als Steuerberater direkt Änderungen im System machen und noch vor dem Datentransfer in das jeweilige Endsystem korrigierend eingreifen.

Somit können Sie und Ihre Klienten gleichermaßen effizient mit den von der Buchhaltungs-Lösung aufbereiteten Daten arbeiten.

Vorteile einer cloudbasierten Buchhaltung für Steuerberater

Es gibt aber noch weitere positive Effekte, wenn Ihre Klienten eine cloudbasierte Buchhaltung verwenden. Das sind alle Vorteile für Steuerberater:

  • GoBD konforme Archivierung der Belege & einfacher Zugriff für die Klienten
  • Keine Softwareinstallation notwendig
  • Kein manueller Abgleich zwischen Belegen und Bankauszügen
  • einfache Kommunikation zu einzelnen Geschäftsfällen mit dem Klienten
  • Image einer modernen, zeitgemäßen Steuerkanzlei, wenn die Software proaktiv dem Klienten angeboten wird
  • zufriedene Buchhalter

Fazit: Buchhaltung in der Cloud oder doch lieber offline?

Der Vergleich zeigt, dass es bei beiden Varianten sowohl Vorteile als auch Nachteile gibt. Einen enormen Mehrwert bei der cloud-basierten Buchhaltungssoftware ist der räumlich und zeitlich uneingeschränkte Zugang zu den Daten. Dieser Zugriff kann mit diversen Maßnahmen, z.B. mit einer 2-Faktor-Authentifizierung, abgesichert werden.

Wenn die Buchhaltung in die Cloud transferiert wird, verbessert sich aber auch die Zusammenarbeit im Team des Unternehmens Darüber hinaus bieten aktuelle Buchhaltungs-Lösungen, die cloudbasiert arbeiten, hohe Automatisierungsmöglichkeiten an, z.B. bei der Kontierung. Grundsätzlich befindet sich die Arbeitswelt generell im Wandel. Der Wunsch nach mehr Flexibilität wird immer größer, aber es entwickeln sich auch neue Konzepte wie „Work-Life-Integration“. Diese Trends spiegeln wider, dass der Schritt in die Cloud die Zukunft ist – für die Buchhaltung und viele andere unternehmerische Bereiche.

Über den Autor

Stefan Spiegel Domonda

Stefan Spiegel ist Chief Financial Officer bei domonda und Geschäftsführer bei der domonda-eigenen Steuerberatung libraconsult. Durch seine Erfahrung als Steuerberater und Unternehmer leitet er die Digitalisierung der Buchhaltung und Finanzabteilung mit direktem Praxisbezug.