Der Ablauf in einer Steuerberatungskanzlei steht Kopf! Prozesse werden hinterfragt und zukunftsweisende Abläufe halten in den Kanzleien Einzug. Die DIGIMATISIERUNG, eine Kombination aus Digitalisierung und Automatisierung, begleitet den Kanzleialltag.
Die Kanzlei ist in der Gesamtheit gefordert, sich an die neuen Möglichkeiten anzupassen. Diese Veränderung betrifft den internen Kanzleiablauf, also die Kanzleiorganisation, genauso wie externe Abläufe, also in der Kanzlei genutzte Programme zur Abarbeitung der Kundenanforderung. Alle Bereiche, von der Buchführung über die Personalverrechnung bis hin zum Jahresabschluss, sind hier vom Wandel betroffen. Der demografische Wandel bringt neue, digitale Kunden in die Kanzlei. Jene Kunden die digital bereits in Kindesjahren kennen gelernt haben. Diese neuen Kunden kennen nur digital, und erwarten nur digital. Hier muss jede Kanzlei darüber nachdenken mit welcher Kanzleidienstleistung und in welcher Form dieser digitale Kunde begleitet werden kann. Analog ist out – die Nutzung von Plattformen, die schnelle und elektronische Bereitstellung der Informationen, die der digitale Kunde wünscht und auch benötigt, ist nicht nur anzudenken, sondern umzusetzen. Diese Überlegung geht weit über die Erstellung der Buchführung, der Lohnverrechnung oder des Jahresabschlusses hinaus. Das bedeutet aber auch eine Verkürzung des Anlieferungszeitpunktes, die Nutzung moderner elektronischer Medien auch ein verändertes Leistungsportfolio der Steuerberatungskanzlei. Kunden müssen auch informiert werden was ihr „Steuerlicher Experte“ für sie leistet. Abstimmungen mit den Behörden, neue Meldepflichten und Tätigkeiten, die der Gesetzgeber an Kanzleien auslagert, sollten auch dem Kunden der Kanzlei bekannt sein. „Was machen wir für dich Kunde“ muss in den Kommunikationswegen der Kanzlei Einzug finden.
Bei all diesen Veränderungen dürfen die Mitarbeiter der Kanzlei auf dieser Reise nicht vergessen werden. Hier bedarf es einer Information „Warum machen wir das?“ Visionen und Ziele müssen dem gesamten Team bekannt sein. Es bedarf neuer Ausbildungswege und Schulungen. Wenn die Ziele bekannt sind, die Ausbildung „Step by Step“ begleitet und durchgeführt wird, macht diese Veränderung jeder Mitarbeiter mit Freude mit. Veränderung bei den Mitarbeitern ist keine Frage des Alters, es ist eine Frage der Einstellung und des Wollens. Diesem Ziel muss sich die Kanzleiführung stellen. Das bedeutet Zeit, Vorbereitung und auch viel Überzeugung.
Ja, das was kommt verändert die Steuerberatungskanzlei komplett. Müssen wir davor Angst haben? Nein, es ist eine Chance und bietet der Kanzlei, den Mitarbeitern und den Kunden der Kanzlei neue Möglichkeiten. Fürchten muss sich jene Kanzlei, die sich nicht verändern will. Aber wie uns die Vergangenheit zeigt, war dies nie anders – oder kennen Sie noch viele die eine mechanische Schreibmaschine verwenden?
Derzeit sind wir noch in einer sehr komfortablen Position, wir haben keinen Druck und müssen nicht in kurzer Zeit alle diese Veränderungen umgesetzt haben. Dies erlaubt uns Schritt für Schritt vorzugehen und die Veränderung der einzelnen Prozesse durchzuführen. Damit kann jeder in der Geschwindigkeit der Kanzlei die Prozesse umsetzen. Nehmen sie sich dazu Begleitung in Form erfahrener Digitalisierungsexperten. DATEV hat Erfahrung und bietet mit „Kanzlei.Consulting“ entsprechende Begleitung an.
Wann wenn nicht jetzt – gehen sie die Prozessveränderung an.