Eine SAP S/4HANA-Implementierung eröffnet neue Möglichkeiten für kreative Ansätze zur Bewältigung geschäftlicher Herausforderungen – die Automatisierung der Umsatzsteuer ist eine davon. So wie bei der Entstehungsgeschichte der Sachertorte gilt es auch heute, seine Chancen zu nutzen, um Exzellenz heute und in Zukunft unter Beweis zu stellen.
Wie, das erläutert Roger Lindelauf, Director Europe SAP Center of Excellence bei Vertex Inc. am 14. Juni 2023 von 15:40 bis 16:20 auf der Tax Tech Konferenz in Wien.
Die Finanzfunktion der Zukunft bekommt mit SAP S/4HANA die nötigen Zutaten. Genau jetzt ist der richtige Zeitpunkt, an dem sich die Steuerabteilung mit IT-Teams an einen Tisch setzen und für Tax Technology zusammenarbeiten sollten – zum Vorteil beider Seiten.
Die Gründe:
ViDA – was die EU auf dem Plan hat
Die Europäische Kommission hat weitreichende Vorschläge zur Umsatzsteuerreform vorgelegt: VAT in the Digital Age, kurz ViDA. Die Uhr tickt bereits, sich auf die drei Säulen des EU-Plans vorzubereiten: Diese betreffen die Umsatzsteuer-Meldepflichten und elektronische Rechnungsstellung, die mehrwertsteuerliche Behandlung von Marktplätzen und eine einheitliche Umsatzsteuer-Registrierung in der EU. Sollten die aktuellen Vorschläge – oder eine Variante davon – zwischen 2024 und 2028 in Kraft treten, bleibt den Unternehmen nur wenig Zeit, dafür geeignete neue Steuertechnologien und optimierte Prozesse einzuführen.
Kapazitäten schonen – die Grundlage guter Beziehungen
Die IT hat nicht die Kapazitäten, sich in Zukunft regelmäßig mit den Steuer-Teams auseinanderzusetzen. Doch das müssen sie, wenn sie zu Beginn einer SAP S/4HANA Implementierung das Thema der indirekten Steuern nicht von vornherein grundlegend, zukunftssicher und Cloud-basiert lösen.
Bislang wurde häufig die Steuerfindung durch interne Anpassungen im nativen SAP On-Premise verwaltet. Ein Zustand, der kontinuierlich Aufwand für die IT- und die Finanzabteilung bedeutete – und dennoch hatten die Teams Mühe, mit den sich ständig ändernden Anforderungen Schritt zu halten: neue Steuergesetze, Geschäftsmodelle, Vertriebswege und Länder, in denen Umsatz generiert wird, bringen immer mehr Komplexität in die Berechnung indirekter Steuern mit sich. Was das System nicht abbilden kann, muss manuell erledigt werden. Das ist nicht nur ineffizient, fehleranfällig und intransparent, insbesondere im internationalen Geschäftsumfeld, wenn indirekte Steuern auch noch dezentral bearbeitet werden. Es belastet auch – höflich formuliert – Beziehungen zu Kunden ebenso wie zu Steuerbehörden.
Kostenplan mit Weitsicht – die Folgen verspäteter Anforderungen
Bei den Budgets und Planungen für eine SAP S/4HANA-Umstellung wird die Frage, wie steuerliche Prozesse behandelt und eventuell von Anfang an über eine leistungsfähige Tax Engine abgebildet werden, häufig nicht berücksichtigt. Kommen die Anforderungen der Steuerteams später – zu spät – auf den Tisch, muss im besten Fall nachkalkuliert und das System-Design angepasst werden. Im schlimmsten Fall werden Prozesse für indirekte Steuern einschließlich der dafür nötigen Datenbereitstellung und -verarbeitung ein nicht enden wollendes Thema, das immer wieder teuer nachgezogen wird.
Risiken vermeiden – das Ende von Korrekturen im Nachhinein
Die globale Landschaft der Einhaltung von Umsatzsteuervorschriften unterliegt mehr und mehr Anforderungen zu Echtzeit-Meldungen. Da die Steuerbehörden Transaktionsinformationen (fast) in Echtzeit nutzen, Stichwort Digital Reporting Requirement (DRR), gibt es wenig Raum für nachgelagerte Korrekturen der Verarbeitungsfehler. Daher ist ein Steuerprozess, der strukturiert sicherstellt, dass die Steuerfindung schon bei Verbuchung korrekt ist, nahezu unumgänglich. Ansonsten sind Compliance- und Audit-Probleme vorprogrammiert.
Finanzfunktion der Zukunft – echte Transformation schaffen
Mit SAP S/4HANA verbinden Unternehmen eine grundlegende Transformation ihrer Finanzfunktion. Echtzeit-Reporting mit granularen Analysen bis auf Belegebene ermöglichen eine präzise Sicht auf die Unternehmenssituation. Realistische Prognosen und Bewertungen von unterschiedlichen Planungsszenarien auf Knopfdruck werden zur wettbewerbsentscheidenden Fähigkeit. Die Variable der indirekten Steuern ist in diesem strategischen Umfeld eine relevante Größe. Ist sie unzuverlässig oder nur zeitverzögert verfügbar, beeinträchtigt dies die erhoffte Wertschöpfung durch SAP S/4HANA. Die erhoffte Agilität des Unternehmensmanagements bleibt auf der Strecke. Das Steuerteam hat kaum Möglichkeiten, sich mit strategischen Aufgaben auseinanderzusetzen.
Fazit – Wettbewerbsvorteil mit gesicherter Steuerkonformität:
Die von SAP-zertifizierte Tax Engine von Vertex unterstützt die Transformation der Finanzfunktion im Unternehmen unmittelbar. Sie schafft zudem die Freiräume, internationale Geschäftsmodelle flexibel zu entwickeln mit der Fähigkeit zur zentralen Kontrolle, dass die sich kontinuierlich verändernden steuerlichen Vorschriften mit hoher Automatisierung eingehalten werden können.