Gastbeitrag: Belegerteilungspflicht und Kassensicherheit – Hintergrund zur aktuellen Debatte

Belegerteilungspflicht und Kassensicherheit – Hintergrund zur aktuellen Debatte

In Österreich soll die Belegerteilungspflicht gelockert werden – für Rechnungen bis 35 Euro soll diese nicht mehr gelten. Im Zuge dessen gewinnt das Thema der Kassensicherheit und des Manipulationsschutzes noch einmal an Relevanz. Gerade in Zeiten, in denen digitale Prozesse und flexible Geschäftsmodelle immer mehr an Bedeutung gewinnen, rückt die Frage in den Vordergrund: Wie werden Kassen eigentlich gesichert und unmanipulierbar gemacht? Im Folgenden beleuchten wir, wie die österreichische Registrierkassensicherheitsverordnung (RKSV) dazu beiträgt, die Integrität von Transaktionen zu sichern, welche technischen Elemente dafür entscheidend sind und welche digitalen Lösungen Unternehmen zur Umsetzung nutzen können.

Was ist die RKSV?

Die RKSV ist seit dem 1. April 2017 in Kraft und stellt eine österreichische Rechtsvorschrift dar, die Unternehmen verpflichtet, ihre Transaktionen mit technisch sicheren Registrierkassen zu erfassen. Ziel der RKSV ist es, Manipulationen bei Transaktionen effektiv zu verhindern und eine lückenlose Dokumentation dieser Umsätze zu gewährleisten.

Technische Anforderungen und Sicherheitsmerkmale

Eine RKSV‑konforme Registrierkasse muss verschiedene technische Komponenten und Funktionen bereitstellen, um den hohen Sicherheitsansprüchen gerecht zu werden. Zu den zentralen Anforderungen zählen:

• Datenerfassungsprotokoll (DEP): Jede Transaktion wird lückenlos dokumentiert, sodass eine kontinuierliche Rückverfolgbarkeit gewährleistet werden kann.

• Elektronische Signatur: Jede Transaktion erhält eine maschinenlesbare Signatur, die entweder über eine physische Signaturkarte oder eine cloudbasierte Lösung generiert wird. Häufig wird diese Signatur als QR‑Code auf dem Beleg abgedruckt und enthält verschlüsselte Informationen zur Überprüfung der Authentizität.

• Schnittstelle zur Sicherheitseinrichtung (SE): Diese sorgt für einen sicheren Datenaustausch zwischen der Registrierkasse und der zentralen Signaturerstellungseinheit (SEE), die die elektronischen Signaturen erzeugt.

• AES‑256-Verschlüsselungsalgorithmus: Für die Absicherung der Daten sorgt dieser Verschlüsselungsstandard, der höchste Sicherheitsansprüche erfüllt.

• Eindeutige Kassenidentifikationsnummer: Jede Registrierkasse erhält eine unverwechselbare Kennung, die für die Zuordnung und die Nachvollziehbarkeit aller Transaktionen von zentraler Bedeutung ist.

• Anmeldung bei FinanzOnline: Die Registrierkasse muss beim zuständigen Finanzamt angemeldet sein, um eine direkte Kommunikation und entsprechende Überprüfbarkeit zu ermöglichen.

Diese technischen Maßnahmen verhindern nicht nur nachträgliche Manipulationen, sondern sichern zugleich die Integrität der Daten – ein essenzieller Faktor im Kampf gegen Steuerbetrug.

Der Inhalt eines RKSV‑konformen Belegs

Ein korrekt formatierter Beleg enthält alle wesentlichen Informationen, die sowohl für das Unternehmen als auch für das Finanzamt von zentraler Bedeutung sind. Zu den Pflichtangaben zählen:

• Name des Unternehmers: Der vollständige Name oder die Geschäftsbezeichnung des Betreibers.

• Fortlaufende Belegnummer: Eine sequentielle Nummer, die sämtliche Transaktionen lückenlos dokumentiert.

• Datum und Uhrzeit der Transaktion: Diese Angaben ermöglichen eine präzise zeitliche Zuordnung der Geschäftsvorgänge.

• Menge und Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung: Eine detaillierte Auflistung der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen.

• Zahlungsbetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen: Hier wird der Gesamtbetrag inklusive der relevanten Steuersätze dargestellt.

• Kassenidentifikationsnummer: Sie stellt die eindeutige Zuordnung des Belegs zur entsprechenden Kasse sicher.

• Maschinenlesbare Signatur: Diese elektronische Signatur, oft als QR‑Code abgedruckt, dient der Überprüfung der Echtheit und Unveränderlichkeit des Belegs.

Diese umfassende Informationsdichte gewährleistet, dass jede Transaktion transparent und nachvollziehbar dokumentiert wird. Sie schafft Vertrauen bei den Kunden und erleichtert gleichzeitig die steuerliche Kontrolle.

Die Rolle von fiskaly SIGN AT

fiskaly bietet mit seiner Softwarelösung SIGN AT eine moderne und flexible Möglichkeit, die RKSV‑konformen Anforderungen in Kassensystemen umzusetzen. Darüber hinaus bietet das System eine Automatisierung für Monats- & Jahresbelege. So wird sichergestellt, dass alle erforderlichen Belege fristgerecht und automatisch an das Finanzamt übermittelt werden. Mit über 6 Milliarden verarbeiteten Transaktionen und zahlreichen namhaften Partnern wie orderbird, Lightspeed, SumUp und ready2order ist fiskaly eine bewährte Größe im Bereich der digitalen Fiskalisierung. SIGN AT ermöglicht nicht nur die automatische Erstellung der digitalen Signaturen, sondern sorgt auch durch regelmäßige Updates dafür, dass das System stets den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entspricht. Für Entwickler ist die Integration dank einer umfassenden API-Dokumentation besonders einfach, sodass Unternehmen ihre bestehenden Systeme ohne großen Aufwand anpassen können.

Vorteile von Cloud‑Lösungen

Cloud‑Lösungen wie die von fiskaly bieten zusätzlich wesentliche Vorteile für moderne Kassensysteme. Die Integration einer Cloud‑SE in ein Kassensystem erfolgt schnell und kostengünstig, da über standardisierte Schnittstellen die benötigten Daten weitestgehend automatisiert ausgetauscht werden. Neue gesetzliche Anforderungen oder Funktionen lassen sich so nahtlos integrieren, und auch ein Wechsel des Kassenanbieters gestaltet sich problemlos. Zudem werden Updates automatisch via Software-Update eingespielt, was den administrativen Aufwand erheblich reduziert. Dank der hohen Flexibilität lassen sich die Anzahl der eingesetzten Cloud‑SE sowie die Transaktionsvolumina schnell skalieren. Die Unabhängigkeit von lokalen Hardware-Komponenten spart nicht nur Installationskosten, sondern vermeidet auch Wartungsaufwände, die bei hardwarebasierten Lösungen anfallen. Transparente Kostenstrukturen, höchste Datensicherheit (bei Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen zur Datenspeicherung) sowie die Möglichkeit, sichere und kontaktlose Übergaben durchzuführen, runden die Vorteile ab. Darüber hinaus ermöglicht die Kompatibilität mit modernen Systemen eine einfache Anbindung an Archivierungssysteme, Buchhaltungsprogramme und andere Tools, während über ein zentrales Monitoring alle Aktivitäten effizient überwacht und gesteuert werden können.