Effizient, persönlich und digital – die Zukunft des Onboardings
In einer Welt, die immer stärker von Digitalisierung und Automatisierung geprägt ist, ist es unerlässlich, auch zentrale Prozesse in Unternehmen neu zu denken. Das Onboarding, also die Einführung neuer Mitarbeitenden, gehört zu den Schlüsselmomenten in der
Employee Journey. Mit „Onboarding 2.0“ wird dieser Prozess auf eine neue Ebene gehoben – effizienter, transparenter und persönlicher.
Der erste Schritt: Die Annahme und der Dienstvertrag
Der Onboarding-Prozess beginnt unmittelbar nach der Vertragsunterzeichnung. Sobald der oder die neue Mitarbeitende den Dienstvertrag unterfertigt hat, erhält er oder sie einen Link zu einem speziell entwickelten Onboarding-Portal. Dieses Portal ist das
Herzstück des neuen Systems und soll einen reibungslosen Übergang in die Arbeitswelt des Unternehmens gewährleisten.
Das Onboarding-Portal – Eine zentrale Wissensplattform
Das Onboarding-Portal ist nicht einfach nur eine Sammlung von Informationen, sondern eine interaktive SharePoint-Seite, die extern zugänglich ist. Hier findet der oder die neue Mitarbeitende alle relevanten Inhalte, die für einen erfolgreichen Start
notwendig sind.
Wichtige Informationen auf einen Blick
Das Portal enthält grundlegende Richtlinien, die die Unternehmenskultur und die Erwartungen deutlich machen:
· Mitarbeiterkodex: Verhaltensregeln, die die Zusammenarbeit im Team fördern.
· Datenschutzleitbild: Ein Leitfaden für den Umgang mit sensiblen Daten.
· Firmenleitbild: Die zentrale Vision und Mission des Unternehmens.
Zusätzlich gibt es Schulungsvideos, die speziell auf die Buchhaltungssoftware eingehen, sowie detaillierte Anleitungen, die die Nutzung der Firmenprozesse erleichtern. Um eine effiziente Ressourcennutzung zu gewährleisten, werden sämtliche Medieninformationen
nur einmal im Kundennetzwerk abgespeichert. Bestehende Mitarbeitende greifen über ihr Lernmanagementsystem auf dieselben Inhalte zu – eine nachhaltige Lösung, die Redundanzen verhindert.
Die Kollegen kennenlernen – Mehr als nur Namen
Ein weiterer zentraler Aspekt des Onboarding 2.0 ist die persönliche Verbindung zu den Kolleg*innen. Das Portal bietet eine Übersicht der wichtigsten Teammitglieder, ihre Spezialgebiete sowie ihre privaten Interessen. Diese Informationen erleichtern
den Einstieg und fördern eine schnelle Integration in das Team. Ein solches System fördert nicht nur die Zusammenarbeit, sondern auch den sozialen Zusammenhalt und die Unternehmenskultur.
Der „Buddy“-Ansatz: Begleitung durch erfahrene Mitarbeitende
Um den Einstieg noch angenehmer zu gestalten, erhält der oder die neue Mitarbeitende eine übersichtliche, automatisiert erstellte Liste. Diese Liste enthält die einzelnen Schritte und Daten der Einschulung sowie die jeweiligen „Buddies“, die für die
Einführung zuständig sind.
Transparenz und Vorbereitung
Die Informationen werden nicht nur dem neuen Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt, sondern auch im Vorfeld an die „Buddies“ weitergegeben. So sind alle Beteiligten bestens vorbereitet, und die Einschulung verläuft effizient und strukturiert.
Vorteile von Onboarding 2.0
Onboarding 2.0 bringt zahlreiche Vorteile mit sich:
· Effizienz: Die digitale Plattform spart Zeit und Ressourcen.
· Personalisierung: Die individuellen Bedürfnisse und Interessen der neuen Mitarbeitenden werden berücksichtigt.
· Transparenz: Klare Strukturen und Prozesse sorgen für einen reibungslosen Ablauf.
· Integration: Die soziale Verbindung zu Kolleg*innen wird gefördert.
Fazit
Mit Onboarding 2.0 wird der Einstiegsprozess in Unternehmen revolutioniert. Der Einsatz moderner Technologien, kombiniert mit einer persönlichen Note, schafft eine optimale Grundlage für den Erfolg neuer Mitarbeitender. Dieses System fördert nicht nur
die Produktivität, sondern auch die Bindung an das Unternehmen. Onboarding ist nicht mehr nur ein administrativer Prozess, sondern wird zur Schlüsselstrategie für eine moderne Unternehmenskultur.
Der erste Arbeitstag ist oft prägend – mit Onboarding 2.0 sorgt das Unternehmen dafür, dass er in guter Erinnerung bleibt.
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