Die digitale Mandantenaufnahme ist in Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungs-Kanzleien längst gängige Praxis geworden. Häufig scheint die Identifikation dabei scheinbar unkompliziert: Mandantinnen und Mandanten übermitteln eine Ausweiskopie, die Kanzlei prüft diese visuell und archiviert das Dokument. Was auf den ersten Blick effizient wirkt, birgt jedoch erhebliche rechtliche und operative Risiken.
Herausforderungen für Wirtschaftstreuhänder bei Identifikation und Dokumentenprüfung
In der Praxis fehlt es in vielen Kanzleien an speziell geschultem Personal für die bei der Verifikation von Klientinnen und Klienten erforderliche Dokumentenprüfung. Das ist nachvollziehbar, denn schließlich liegt der Fokus auf steuerlicher und wirtschaftlicher Beratung, nicht auf der Detektion von Fälschungsmerkmalen in Ausweisdokumenten.
Regulatorisch einwandfreie Identifikationen müssen den Vorgaben des WTBG 2017 als rechtlicher Basis, sowie der KSW‑GWPRL 2017 entsprechen, welche die detaillierten Compliance‑Vorgaben für die tägliche Arbeit in Wirtschaftstreuhänder‑Kanzleien definiert. Ein Verstoß gegen die Vorgaben der KSW‑GWPRL 2017 stellt dabei einen Verstoß gegen das übergeordnete WTBG 2017 dar, und solch ein Szenario kann schnell entstehen, wenn die hierfür erforderliche Expertise kanzleiintern nicht vorhanden ist.
Mögliche Risiken für Wirtschaftstreuhänder bei Fernidentifikationsprozessen
Bei remote stattfindenden Identifikationsprozessen und Dokumentenprüfungen lauern verschiedene Gefahren, die zu einem nicht kalkulierbaren Risiko für Wirtschaftstreuhänder werden können:
- Gefälschte oder manipulierte Dokumente werden oftmals nicht als solche erkannt, da viele Fälschungen nahezu perfekt erscheinen.
- Sicherheitsmerkmale in den vorgelegten Ausweisdokumenten, beispielsweise Hologramme, maschinenlesbare Zone (MRZ) und/oder Mikroschrift, können von den Mitarbeitenden in Kanzleien in den seltensten Fällen professionell geprüft werden.
- Es erfolgt kein systematischer Abgleich mit Referenzdatenbanken, da hierfür oftmals der Zugang fehlt.
- Die Übereinstimmung zwischen der zu identifizierenden Person und dem hochgeladenen Dokument kann nicht verifiziert werden (kein professioneller „Liveness“-Check).
Ein einfach eingescanntes Ausweisdokument oder ein Foto kann darum die Anforderungen an eine belastbare Identitätsprüfung, welche diese nicht erfüllen, nicht erfüllen.
Rechtssicherheit durch Nachweisdokumentation erreichen
Neben der sicheren Identifikation neuer Mandantinnen und Mandaten ist die Dokumentation ein oft unterschätzter, doch hochrelevanter Aspekt, der digitale Onboarding‑Prozesse erst revisionssicher abschließt.
Die wesentlichen Merkmale, mit denen Wirtschaftstreuhänder die den rechtlichen und regulatorischen Vorgaben entsprechende Dokumentation erfüllen können:
- Alle relevanten Prüfprozesse sind vollständig dokumentiert.
- Der beim Onboarding erfolgte Identifikationsprozess selbst wird revisionssicher archiviert.
- Die Dokumentation dient als belastbarer Nachweis im Falle von Prüfungen durch Aufsichtsbehörden oder in Gerichtsverfahren.
Kommt es zu einer aufsichtsrechtlichen Überprüfung oder sogar zu einem Rechtsstreit, kann durch die Wirtschaftstreuhänder‑Kanzlei im Idealfall revisionssicher nachgewiesen werden, dass die Identitätsprüfung KSW‑GWPRL‑2017‑konform durch einen auf Identifikationsverfahren spezialisierten und anerkannten Dienstleister durchgeführt wurde, inklusive aller Prüfschritte.
Der beinhaltet verschiedene zukunftsweisende digitale Identifikations‑ und Signaturlösungen, mit denen Wirtschaftstreuhänder ihre regulatorischen Pflichten einfach erfüllen können.
Warum Wirtschaftstreuhänder aufspezialisierte Identitätsdienstleister wie WebID setzen sollten
Wirtschaftstreuhänder‑Kanzleien profitieren bei ihren verpflichtend durchzuführenden Identifikations‑ und Signaturprozessen von den modularen und flexiblen Lösungen, die WebID im Identity Hub vereint:
- Speziell geschulte Agenten sind auf die Erkennung von Deepfakes und Dokumentenfälschungen trainiert.
- Für die bei (KYC)‑ und (KYB)‑Verfahren erforderlichen Identifikationen erfolgt ein Abgleich mit umfangreichen Referenz‑ und Vergleichsdatenbanken für Ausweisdokumente, und zwar weltweit.
- Zusätzlich kommen KI‑basierte Verfahren zur Echtheitsprüfung von Dokumentenmerkmalen zum Einsatz.
Ein Beispiel: Während eine Kanzlei möglicherweise lediglich prüft, ob ein Ausweis „plausibel aussieht“, analysiert ein WebID‑Agent gezielt sicherheitsrelevante Details und gleicht diese mit bekannten Dokumentenstandards ab – ein entscheidender Unterschied im Hinblick auf Compliance.
Fazit: Wirtschaftstreuhänder benötigen sichere, geprüfte Verfahren für Identifikation und Dokumentation
Die eigenständige, händische Prüfung von Ausweisdokumenten im Rahmen von Identifikationsprozessen durch Mitarbeitende in Wirtschaftstreuhänder‑Kanzleien kann auf den ersten Blick ausreichend erscheinen. Tatsächlich fehlt jedoch in vielen Fällen die notwendige Expertise, um den steigenden regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden und prüfsichere Dokumentationen vorhalten zu können.
Der Einsatz von WebID schafft hier zwei zentrale Vorteile:
- Expertensicherheit durch professionelle Dokumentenprüfung
- Rechtssicherheit durch vollständige, gerichtsfeste Nachweisdokumentation.
Angesichts zunehmender regulatorischer Anforderungen wird die Frage nicht mehr sein, ob geprüft wurde, sondern wie belastbar diese Prüfung im Ernstfall ist.
