Wie verändert sich die Steuerberatung in einer Zeit, in der KI, Automatisierung und Daten immer stärker den Kanzleialltag prägen – und was heißt das ganz konkret für Mandant:innen, Preise und die Rolle des Steuerberaters?
Darüber sprechen wir mit Mag. Christoph Wolf M.A. MSc., Steuerberater, Gerichtssachverständiger und geschäftsführender Gesellschafter der G & W Steuerberatungs GmbH (steuerservice.at).
Frage: Herr Wolf, stellen Sie sich und Ihre Kanzlei bitte kurz vor.
Christoph Wolf: Ich bin Christoph Wolf, Inhaber einer mittelständischen Steuerberatungskanzlei in der Wiener Innenstadt, gemeinsam mit meinem Partner. Wir sind aktuell rund 35 Köpfe und legen im Schnitt etwa 10 neue Steuernummern – also Mandate – pro Monat an. Wir sind also groß genug, dass Prozesse sauber funktionieren müssen, und klein genug, dass Ineffizienzen sehr schnell weh tun.
Frage: Was war der Auslöser, sich intensiv mit dem Thema Mandanten-Onboarding zu beschäftigen?
Christoph Wolf: Wir haben über die Jahre gemerkt, dass das Onboarding ein echter Engpass ist. Drei Mitarbeiterinnen im Sekretariat machen Onboarding „nebenbei“ – zusätzlich zu vielen anderen Aufgaben. Und in diesem Zusammenspiel gingen Informationen schlicht verloren.
Typische Beispiele:
- Vollmachten werden hin- und hergeschickt, es fehlt eine Unterschrift.
- Ausweisdokumente oder die E-Card kommen verspätet oder gar nicht.
- Der verpflichtende Sicherheitscheck, den die Kammer fordert, wird nicht immer zeitgerecht vor Anlage im BMD NTCS gemacht.
- Und intern kommen Informationen nicht zuverlässig bei Gruppenleitern, Steuerberater:innen oder Sachbearbeiter:innen an.
Im Ergebnis fragt man Mandant:innen Dinge, die eigentlich schon da sein müssten – das ist unangenehm für beide Seiten und ineffizient.
Frage: Wie sah dieser Prozess früher konkret aus?
Christoph Wolf: Klassisch:
Ich mache Akquise, das Erstgespräch läuft gut, wir telefonieren oder treffen uns, die Empfehlung ist da – alle wollen, dass es schnell geht. Dann beginnt die Papier- oder PDF-Schlacht:
- Wir schicken eine Vollmacht.
- Der Mandant schickt sie unterschrieben zurück, aber unvollständig.
- Dann fehlt noch der Ausweis, dann die E-Card.
- Parallel legt bei uns im BMD NTCS oft noch niemand den Mandanten sauber an, weil der Sicherheitscheck fehlt.
Und wenn der Mandant dann endlich „drinnen“ ist, ist nicht klar, ob alle relevanten Unterlagen und Informationen wirklich bei den richtigen Personen in der Kanzlei angekommen sind.
Frage: Was genau wollten Sie mit einem neuen Onboarding-Workflow erreichen?
Christoph Wolf: Unser Ziel war:
- Möglichst wenige Schritte vom „Ja, ich will mit Ihnen arbeiten“ bis zum vollständig angelegten Mandat.
- Kein Medienbruch und kein Informationsverlust.
- Ein reproduzierbarer Prozess, der regulatorische Themen wie Identitäts- und Sicherheitschecks zuverlässig abbildet.
Kurz gesagt: Wir wollten ein Onboarding, das so automatisiert und strukturiert ist, dass es in der Praxis wirklich entlastet – ohne jedes Mal neu improvisieren zu müssen.
Frage: Wie sieht Ihre Lösung heute aus – was passiert im Onboarding-Prozess?
Christoph Wolf: Im Kern ist es ein durchgängiger, digitaler Workflow. Der umfasst:
- Datenerfassung: Die relevanten Mandantendaten werden standardisiert erfasst – je nach Szenario mit oder ohne direkte Einbindung des Mandanten.
- Dokumentengenerierung: Vollmacht, Auftragsbestätigung, Datenschutzinformationen etc. werden automatisch erzeugt.
- Signatur: Diese Dokumente gehen zur elektronischen Unterschrift – bei uns über Moxis.
- Pflichtprüfungen: Bevor der Mandant im BMD NTCS angelegt wird, läuft der vorgeschriebene Sicherheits-/Identitätscheck.
- Interne Verteilung: Die fertigen Informationen landen strukturiert bei Gruppenleitern, Steuerberater:innen und Sachbearbeiter:innen.
Damit vermeiden wir doppelte Anfragen und stellen sicher, dass alle rechtlichen und organisatorischen Anforderungen von Anfang an erfüllt sind.
Frage: Sie haben im Talk erwähnt, dass „nicht viel KI“ läuft. Welche Technologien nutzen Sie konkret?
Christoph Wolf: Im laufenden Onboarding-Prozess selbst ist das keine „heavy KI-Show“, sondern vorrangig Prozess- und Schnittstellenautomatisierung.
Wir nutzen unter anderem:
- Wirtschaftskompass API – zur automatisierten Abfrage von Firmeninformationen. Da gibt es eine Grundgebühr und Kosten pro Abfrage.
- Moxis – für die elektronische Signatur.
- Finmatics – als weiteren Baustein im digitalen Setup.
Theoretisch könnte man anstelle von Moxis auch DocuSign, Sproof oder andere Signaturanbieter integrieren. Und ob wir dann in Richtung BMD, andere DMS- oder Buchhaltungssysteme andocken – das ist technisch austauschbar, solange die Schnittstellen da sind.
Frage: Was war der zeitliche und organisatorische Aufwand, diesen Workflow aufzubauen?
Christoph Wolf: Wir haben in Summe rund vier Monate investiert. Das war eine Mischung aus:
- Analyse: Wie sieht unser Ist-Prozess aus, wo gehen Dinge verloren?
- Fachliche Konzeption: Welche Informationen brauchen wir wann, von wem, und welche Checks sind zwingend?
- Technische Umsetzung und Tests: API-Anbindungen, Dokumenttemplates, Workflows, Berechtigungen.
Der größte Aufwand war nicht das Technische, sondern das inhaltliche Durchdenken: Was wollen wir wirklich standardisieren? Wo brauchen wir Varianten? Das zahlt sich jetzt aber im Alltag jeden Tag aus.
Frage: Für welche Kanzleigröße eignet sich so ein Setup? Nur für größere Einheiten wie Ihre?
Christoph Wolf: Im Gegenteil. Ich halte das gerade für kleine und mittelständische Kanzleien für sehr sinnvoll.
Wenn ich nur fünf Mitarbeitende habe, kann ich der Sekretärin ein Tool geben und sagen:
„Bitte, mach in diesem Workflow das komplette Onboarding.“
Der Mandant kann – muss aber nicht – aktiv einbezogen werden. Es ist auch möglich, dass wir den Prozess intern führen und die Mandantendaten selbst einpflegen.
Entscheidend ist:
- Der Prozess läuft immer gleich.
- Nichts wird vergessen.
- Und wir sind revisionssicher unterwegs.
Die Standard-Checklisten, die es z.B. von BMD gibt, sind ein Anfang. Wir haben gemerkt, dass sie für unsere Anforderungen nicht ausreichen, und deshalb unseren eigenen, strukturierteren Workflow gebaut.
Frage: Sie haben erwähnt, dass Ihre Unterlagen teilweise sehr umfangreich sind – „Gold-Plating“. War das eine bewusste Entscheidung?
Christoph Wolf: Ja. Wir haben uns bewusst für relativ ausführliche und „schöne“ Unterlagen entschieden – inklusive umfangreicher Disclaimers, individueller Formulierungen etc. Da kommen schnell einmal 50+ Seiten zusammen.
Das ist aber eine strategische Entscheidung:
- Wie detailliert möchte ich sein?
- Wie stark möchte ich Haftungsthemen und Erwartungsmanagement abdecken?
Mit demselben technischen Setup könnte man auch eine extrem schlanke Variante fahren – wenige Seiten, nur Stundensätze und Basisregelungen. Die Technik zwingt niemanden zum „Gold-Plating“, sie ermöglicht es nur.
Frage: Was raten Sie Kanzleien, die mit digitalem Onboarding starten wollen?
Christoph Wolf: Drei Dinge:
- Beim Prozess beginnen, nicht bei der Software.
Zuerst klären: Wie sieht unser idealer Onboarding-Prozess aus? Wer macht was, in welcher Reihenfolge? Welche Unterlagen und Checks sind zwingend? - Pragmatisch starten.
Lieber mit einem schlanken, funktionierenden Workflow beginnen und später verfeinern, als sich in der Perfektion zu verlieren. - Mitarbeitende früh einbinden.
Die Leute im Sekretariat und die Sachbearbeiter:innen wissen am besten, wo es in der Praxis hängt. Wenn die mit an Bord sind, wird der Workflow auch genutzt – und verbessert.
Frage: Wenn Sie heute zurückblicken: Hat sich der Aufwand gelohnt?
Christoph Wolf: Ja. Wir haben weniger Rückfragen, weniger Medienbrüche, mehr Rechtssicherheit und ein deutlich besseres Gefühl im Erstkontakt mit neuen Mandanten. Und wir sind nicht mehr davon abhängig, dass einzelne Personen sich „alles merken“, sondern haben einen gelebten Standardprozess. Das war genau das Ziel.
Über den Interviewpartner:
Mag. Christoph Wolf M.A. MSc.
Steuerberater, Gerichtssachverständiger
Geschäftsführender Gesellschafter, Partner
G & W Steuerberatungs GmbH
