Fliegenklappe 2.0

In einem international tätigen Industrieunternehmen mit Sitz in Österreich wurden Rechnungen für bestimmte Geschäftsvorfälle in Millionenhöhe irrtümlicherweise falsch ohne österreichische Umsatzsteuer ausgestellt. Betroffen waren vor allem sogenannte Reihengeschäfte, bei denen die Vertriebsgesellschaft beim Produktionswerk in Österreich Waren einkauft, die direkt an Kund:innen im Ausland verkauft wurden. Der Transport der Ware wurde vom Kunden veranlasst.

Aufgrund falscher SAP-Systemeinstellungen wurde über fünf Jahre durchgängig fälschlicherweise automatisch steuerfrei statt steuerpflichtig in Österreich fakturiert. Erst bei einer routinemäßigen Stichprobenkontrolle durch das Finanzamt kam der Fehler ans Licht.

Folglich musste die Umsatzsteuer samt Strafen an den Fiskus nachbezahlt werden. Darüber hinaus stehen finanzstrafrechtliche Konsequenzen für das Management und alle operativ an der Umsatzsteuer mitwirkenden Personen im Raum. Alle Beteiligten fragen sich, wie dieser Fehler hätte vermieden werden können. Eine Möglichkeit bietet die Umstellung auf die SAP-Anwendung S/4HANA, in Zuge derer länderübergreifende umsatzsteuerliche Compliance aufgesetzt werden kann.

Umsetzung in drei Schritten

Die Herausforderung besteht darin, dass sich das Zustandekommen der umsatzsteuerrelevanten SAP-Daten im System, als Basis für die Umsatzsteuererklärung, bis dato in einer Black Box für die Steuerfunktion abgespielt hat. Daher wird die Umsatzsteuer in drei Schritten transparent und griffig gemacht. Im ersten Schritt ist ein tiefes steuerliches Wissen und die entsprechende Erfahrung im Umgang mit dem Recht notwendig, um eine korrekte umsatzsteuerliche Beurteilung von beispielsweise Reihengeschäften durchzuführen.

Ein tiefes steuerliches Wissen für sich allein ist für umsatzsteuerliche Compliance nicht ausreichend. Schritt zwei fokussiert daher auf die Transparenz und den Zugang zu Geschäftsinformationen aus der Steuerfunktion heraus – beispielsweise welche Reihengeschäftskonstellationen vom Vertrieb tatsächlich durchgeführt werden. Zum Schluss wird das steuerliche Wissen mit den Business Informationen verknüpft. Das gelingt, indem die Steuerfunktion das passende IT-Handwerkszeug zur Verfügung hat, um korrekte operative SAP-Daten als Basis für die Umsatzsteuererklärung sicherzustellen.

Ein solches IT-Handwerkzeug kann eine State-of-the-Art datenbasierte Umsatzsteuer-Management-Lösung auf Basis von S/4HANA-Technologie sein, welche Informationen zu den Geschäftsvorfällen, Systemprozessen und umsatzsteuerlichen Auffälligkeiten für die Steuerfunktion miteinander verknüpft, auswertet und nutzerfreundlich ausgibt.

Diese Transparenz erlaubt der Steuerfunktion, sich auf die operativen SAP-Daten als Basis für die Umsatzsteuererklärung zu verlassen, nachhaltige Compliance effizient sicherzustellen und hohe Nachzahlungen samt Strafen zukünftig zu vermindern. Steuerliche Compliance ist in der Praxis, insbesondere bei Massentransaktionssteuern wie der Umsatzsteuer, ein kompliziertes Unterfangen. Die Befolgung der relevanten Gesetze, die im Detail nur von Expert:innen verstanden werden, erfordert tagtäglich hunderte oder gar tausende steuerliche Entscheidungen in verschiedensten Unternehmensbereichen. Beispielsweise obliegen wesentliche umsatzsteuerliche Entscheidungen im Unternehmensalltag vielfach dem Stammdatenteam und dem Ein- oder Verkauf. Sie werden oftmals ohne die Hilfe von Steuerexpert:innen teils automatisch durch das SAP-System, teils manuell getroffen. Der Schlüssel zur steuerlichen Compliance liegt in der Qualitätssicherung der operativen steuerrelevanten SAP-Daten. Diese kann jetzt im Zuge des S/4HANA-Projekts in den Unternehmen verbessert und tatsächlich umgesetzt werden.

Mehrwert für die Steuerfunktion

Aufgrund der Einstellung des Supports von SAP ECC bedeutet S/4HANA für eine Vielzahl der heimischen Industrieunternehmen eine Modernisierung des ERP-Systems bis 2027. Die neue Technologie bietet eine strukturierte und schnelle HANA-Datenbank, auf welcher das neue, schlanke ERP S/4 aufsetzt.

Durch die Nutzung von Standardfunktionalitäten sowie von zusätzlichen steuerspezifischen Applikationen kann so die Qualität von steuerrelevanten Daten in SAP aus der Steuerfunktion heraus sichergestellt werden. Für Unternehmenslenker:innen erbringt die Steuerfunktion damit mehrfach Vorteile.

Zum einen führt die Reduktion der steuerlichen Compliance-Risiken zu mehr Sicherheit und Kostenersparnis. Die Steuerfunktion erreicht ein wesentlich höheres Level an steuerlicher Compliance und das Risiko von Nachzahlungen und Strafen an den Fiskus wird vermindert.

Zum anderen können durch Steigerung der Effizienz Ressourcen geschont und für andere Zwecke eingesetzt werden. Denn optimal aufgesetzte SAP S/4- Prozess- und Systemeinstellungen führen im Steuerbereich zu einer schnelleren Abgabe von Steuererklärungen. Zu guter Letzt erfolgt auch eine Optimierung des Cashflows. Durch einen vollständigen Einblick in steuerrelevante Daten und deren nutzerfreundliche Präsentation mittels SAP S/4-Funktionalitäten leistet die Steuerfunktion einen Beitrag zum positiven Liquiditätsmanagement.

Fazit

S/4HANA bietet für die Steuerfunktion eine einmalige Chance, um festgefahrene Prozesse und Vorgehensweisen zu überdenken. Bei erfolgreicher Implementierung hat die Steuerfunktion die Möglichkeit, zu mehr Sicherheit, Kosten und Zeitersparnis und einer Optimierung des Cashflows beizutragen. Notwendig ist dafür eine gute Informationsbasis und die frühzeitige Einbindung der Steuerfunktion am S/4HANA-Gesamtprojekt.

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