Aktuelle Themen wie ViDA (VAT in the Digital Age) und die flächendeckende Einführung des E-Invoicing treiben die Digitalisierung der Steuerabteilungen derzeit mit Hochdruck voran. Als Partner des Beratungsunternehmens kallman, das sich auf die Abbildung umsatzsteuerlicher Prozesse in SAP spezialisiert hat, verfolge ich diese Entwicklung mit großem Interesse – und stelle dabei fest, dass die prozessuale Basis oft aus den Augen verloren wird.
In meiner Beratungspraxis beobachte ich derzeit häufig, dass der Blick der Steuerverantwortlichen fast ausschließlich auf das Ende der Prozesskette gerichtet ist: Wie übermitteln wir die Rechnung? Wie sieht das Meldewesen aus? Das ist verständlich, schließlich ist das Thema E-Invoicing derzeit in aller Munde und dominiert die aktuellen Fachdiskussionen. Doch wer nur auf das Ergebnis schaut, übersieht das Fundament.
Um am Ende steuerlich konforme Daten auszugeben, müssen wir die gesamte Prozesskette in SAP betrachten. Lassen Sie uns gemeinsam die wesentlichen, umsatzsteuerlich relevanten Ebenen Ihres SAP-Systems im Detail betrachten.
1. Das Fundament: Warum Steuerverantwortliche die Stammdaten im Blick behalten müssen
Alles beginnt mit den Stammdaten. In vielen Unternehmen werden diese als rein administratives Übel betrachtet und oft vollständig der IT oder dem Stammdaten-Team überlassen. Doch für eine umsatzsteuerlich korrekte Abbildung der Geschäftsprozesse sind sie entscheidend – hier ist die aktive Wachsamkeit der Steuerabteilung gefragt. Es geht nicht nur um die bloße Pflege von Daten, sondern um das steuerliche Konzept dahinter, das von den Steuerverantwortlichen definiert und überwacht werden muss:
- Welche Leistungen werden eingekauft oder erbracht?
- Mit welchen Arten von Geschäftspartnern hat es das Unternehmen zu tun?
- Sind die USt-IdNrn. nicht nur hinterlegt, sondern auch laufend validiert?
Ein rechtskonformer Prozess in SAP setzt voraus, dass Steuerverantwortliche die Definition dieser Parameter nicht dem Zufall überlassen, sondern als integralen Teil ihrer Compliance-Aufgabe verstehen.
2. Die Transaktionsebene: Wo die Logik auf den Beleg trifft
Wenn wir uns auf die Transaktionsebene begeben – also die operativen Einkaufs- und Vertriebsprozesse –, kommen die Steuerkennzeichen ins Spiel, mit denen Geschäftsvorfälle klassifiziert werden. Zumindest auf der Ausgangsseite erfolgt dies automatisiert über die sogenannte Steuerfindung. Hierbei werden die zuvor definierten Konzepte und Logiken auf die einzelnen Geschäftsvorfälle angewandt, um das korrekte Steuerkennzeichen abzuleiten.
Die Erfahrung zeigt: Der SAP-Standard stößt bei komplexen Sachverhalten schnell an seine Grenzen. Denken Sie an Reihengeschäfte mit komplizierten Belegketten oder verschiedene umsatzsteuerliche Registrierungen (sowohl des eigenen Unternehmens als auch des Partners). SAP ermittelt diese im Standard oft nicht flexibel genug. Bei besonders komplexen Anforderungen gilt es daher sorgfältig abzuwägen: Kann der Standard durch gezielte Konfigurationen und Erweiterungen optimiert werden, oder bietet die Integration einer spezialisierten Drittanbieterlösung (Add-ons und Tax Engines) hier die effizientere und langfristig stabilere Unterstützung?
Ein wesentlicher Aspekt ist zudem die systematische Prüfung eingehender Rechnungen. Dabei gilt es sicherzustellen, dass die steuerliche Würdigung des Lieferanten mit den internen Erwartungswerten übereinstimmt. Aus meiner Erfahrung heraus ist es hierfür ratsam, einen SAP-Prozess so zu gestalten, dass die Angaben des Geschäftspartners gegen eigene Erwartungswerte validiert werden. Diese Erwartungswerte können dabei über die Implementierung einer eingangsseitigen Steuerfindung generiert werden. Der Einzug elektronischer Dokumente bietet hierbei ein enormes Potenzial: Die strukturierte Datenbasis ermöglicht es, die Prüfung weitgehend zu automatisieren und die Vorsteueransprüche effizienter und sicherer abzusichern als je zuvor.
3. E-Invoicing im Fokus: Strategien mit SAP DRC und Alternativen
Auf der Ausgangsseite knüpft das E-Invoicing direkt an die Fakturen in Ihrem SD-Modul (Sales and Distribution) an. Für die technische Umsetzung stehen sowohl die SAP-eigene Lösung SAP Document and Reporting Compliance (DRC) als auch Lösungen von Drittanbietern zur Verfügung. Beide Ansätze haben ihre Berechtigung und sollten gegen die individuellen Anforderungen des Unternehmens geprüft werden.
Die größte Herausforderung beim E-Invoicing ist die Heterogenität: Jedes Land kocht sein eigenes Süppchen bei Formaten und Übertragungswegen. SAP DRC verspricht hier Kompatibilität und bietet eine einheitliche Oberfläche für alle Dokumente weltweit. Ebenso bieten spezialisierte Drittanbieter oft sehr flexible Konnektoren und Zusatzfunktionen, die sich in SAP-Landschaften integrieren lassen. Ziel beider Lösungswege ist es, die Komplexität der verschiedenen Formate abzufangen und den administrativen Aufwand in der Steuerabteilung zu minimieren.
4. Die Zielgerade: Gesetzliches Meldewesen
Der finale Schritt der Prozesskette ist das gesetzliche Meldewesen. Wenn die vorangegangenen Stufen – von den Stammdaten über die Transaktionsebene bis hin zur Fakturierung – präzise aufeinander abgestimmt sind, verfügen Sie über eine hervorragende Basis für eine konforme Berichterstattung. Dennoch ist es ratsam, den Prozess nicht ungeprüft abzuschließen: Gezielte Plausibilitätsprüfungen und Verprobungen bleiben aus meiner Sicht ein wesentlicher Bestandteil der steuerlichen Qualitätssicherung.
Ob dabei Unstimmigkeiten tatsächlich effizient identifiziert werden können, hängt maßgeblich davon ab, wie konsequent die vorhandenen technologischen Möglichkeiten genutzt werden. Durch den Einsatz von Werkzeugen wie SAP Risk and Assurance Management (RAM) oder entsprechenden Drittanbieterlösungen lässt sich dieser Kontrollschritt stark automatisieren.
Fazit: Den Gesamtprozess im Blick behalten
Digitalisierung der Steuer bedeutet nicht, nur ein neues Tool für E-Invoicing zu installieren. Es bedeutet, den Prozess von Anfang bis Ende zu denken. Nur wer seine Stammdaten im Griff hat und die Steuerfindung in SAP präzise steuerlich untermauert, kann den Anforderungen von E-Invoicing wirklich gerecht werden und ist auf ViDA vorbereitet.
Wir bei kallman unterstützen Sie auf allen Stufen dieser Prozesskette. Wir sprechen die Sprache der Steuerabteilung, verstehen aber gleichzeitig die technologische Tiefe von SAP. Lassen Sie uns gemeinsam dafür sorgen, dass Ihre Umsatzsteuerprozesse nicht nur digital, sondern vor allem rechtssicher und effizient sind.
Über den Autor: Als Experte bei kallman berät Lars Bohn Unternehmen bei der präzisen Überführung der Vorgaben der Steuerabteilung in die SAP-Prozesswelt.
