von Bernhard Frühlinger, Gründer und Geschäftsführer von Acquedus Business Services GmbH
Langsam, aufwendig und fehleranfällig. Das sind grundsätzlich keine guten Eigenschaften und schon gar nicht in Bezug auf Unternehmensprozesse. Gerade bei kleineren KMUs beschreiben diese Adjektive jedoch ziemlich genau die Finanzprozesse, vor allem in der Buchhaltung. Dort beginnt das Leiden auf Seite der Klienten bereits bei der Erfassung und – häufig noch analogen – Bereitstellung der Belege für die Buchhaltung, gefolgt vom zeitraubenden Nachtelefonieren und Einholen fehlender Belege auf Seiten der Steuerberatungen. Der Prozess findet seinen Abschluss im Versand der Saldenliste oder BWA, mit denen die exzellente Arbeit der Buchhaltung schon rein optisch unter Wert verkauft wird und die Klienten diese Informationen aufgrund der zeitlichen Verzögerung und Datenüberfrachtung nicht zur Steuerung nutzen. Sie sind gedanklich außerdem schon längst wieder beim Sammeln der Belege für den nächsten Monat.
Ich habe mein Handwerk als Controlling-Berater in der Konzernwelt gelernt. Dort ging es um Fast Close in der Buchhaltung, um KPI-Reporting, integrierte Planung und Entscheidungsunterstützung im Controlling. KMUs haben zunehmend vergleichbare Anforderungen an ihre Unternehmenssteuerung und suchen nach einer integrierten Finance as a Service Lösung statt vieler Insellösungen. Um dieses Angebot effektiv bereitzustellen, braucht es einen gesunden Mix aus Technologie und Beratungsleistung. Drei Hebel stehen dabei im Vordergrund:
Transaktionale Finanzprozesse werden automatisiert
Auch wenn viel heiße Luft über AI-Accounting oder der berüchtigten „99,99% treffsicheren OCR-Auslese von Belegen“ produziert wird, ist es wohl unumstritten, dass die transaktionalen Tätigkeiten vor allem in der Buchhaltung und angrenzenden Prozessen zunehmend automatisiert ablaufen werden. In diesem Umfeld gibt es hervorragende Software-Produkte, allen voran Domonda aus Wien, die eine weitgehende Automatisierung dieser Prozesse ermöglichen. Damit sind Daten schneller verfügbar und die Monatsabschlussprozesse können massiv beschleunigt werden. Es werden selbstverständlich weiterhin Aufgaben, insbesondere im Bereich der Kontrolle und Qualitätssicherung bei den Steuerberatungen verbleiben – auch eine intelligente Software übernimmt die Haftung nicht – jedoch wird die zunehmende Prozessautomatisierung Kapazitäten für qualitative Analyse und verstärkte Kundenberatung freispielen.
Vernetztes Reporting liefert entscheidungsrelevante Informationen
Eine vergangenheitsbezogene Analyse der GuV- und Bilanzkonten ist ein wesentliches Element der Unternehmenssteuerung, erlaubt aber nur wenig Handlungsspielraum und Zukunftsorientierung. Um Führungskräfte mit den Grundlagen für ihre unternehmerischen Entscheidungen zu versorgen, müssen die Finanzkennzahlen um vorgelagerte Kennzahlen aus dem Customer-Relationship-Management, Cash Management und Produktivität ergänzt und in Zusammenhang gebracht werden. Zentral ist dabei die strikte Fokussierung auf die wirklich wesentlichen Treiber des jeweiligen Unternehmens. Mit unserem Produkt Adam ermöglichen wir ein ein einfaches, konfigurierbares Finance Reporting auf Basis der Buchhaltungsdaten und integrieren regelmäßig weitere Datenquellen für ein umfassendes Kennzahlen-Reporting. Damit können sich Klienten rasch einen Überblick über die Situation verschaffen und Entscheidungen vorbereiten. Gleichzeitig können Steuerberatungen mit ihrer Finanzexpertise ebenfalls stärker in die Kennzahlenanalyse einsteigen.
Regelmäßiges Business Partnering statt Termin auf Anfrage
Bei allem technologischen Fortschritt ist meiner Überzeugung nach der persönliche Service nach wie vor das entscheidende Unterscheidungsmerkmal im Finance-/Tax-Bereich. Gerade in diesem sensiblen Umfeld, will man als Führungskraft Partner haben, denen man vertraut. Das gelingt am besten über regelmäßigen Austausch. Wir bieten unseren Kunden zusätzlich zum Reporting einen monatlichen oder quartalsweisen „Controlling-Service“, wobei wir als Sparringspartner regelmäßig mit unseren Kunden über Entwicklungen sprechen, Zusammenhänge erläutern und Pläne für die Zukunft schmieden. Auf diesem Weg lernen auch wir regelmäßig von unseren Kunden und können dies direkt für die Produktentwicklung nutzen.
Das Zusammenspiel dieser drei Hebel ermöglicht einen schlanken und integrierten Finance Service für KMUs, der sowohl die Buchhaltung beschleunigt als auch die Disziplin des Controllings in KMUs etabliert. Steuerberatungen, mit ihren starken Klientenbeziehungen und ihrer fachlichen Expertise, können als Orchestratoren dieses integrierten Services ihr eigenes Angebot erweitern und ihre Klienten noch umfassender bedienen.