Wissen sichern, Effizienz steigern: SharePoint als digitale Wissensdatenbank für Steuerkanzleien

In der heutigen Steuerberatung ist Wissen ein entscheidender Erfolgsfaktor – doch häufig bleibt es ungenutzt. Gesetzesänderungen, Fachurteile, interne Prozesse, Vorlagen und Erfahrungswerte sind zwar vorhanden, aber verstreut: in E-Mails, auf Netzlaufwerken oder im Kopf einzelner Mitarbeitender. Die Folge: Zeitverlust, Doppelarbeit und im schlimmsten Fall Qualitätsmängel. Genau hier setzt Microsoft SharePoint an – als zentrale, strukturierte und sichere Plattform zur Wissensorganisation.

Warum eine Wissensdatenbank für Steuerkanzleien unverzichtbar ist

Steuerkanzleien stehen unter hohem Druck: Gesetzesänderungen erfolgen in immer kürzeren Zyklen, Mandanten erwarten schnelle und fundierte Antworten und der Fachkräftemangel erschwert die Einarbeitung neuer Mitarbeitender. Gleichzeitig wächst die Menge an Informationen, die verarbeitet werden muss und die Komplexität steigt.

Ohne ein zentrales System zur Wissensverwaltung entstehen folgende Probleme:

• Verlust von Know-how bei Personalwechsel
• Ineffiziente Einarbeitung neuer Kolleg:innen
• Fehlende Transparenz über vorhandene Vorlagen und Fachinformationen
• Erhöhtes Risiko, mit veralteten Informationen zu arbeiten
• Doppelte Erstellung von Dokumenten

Eine digitale Wissensdatenbank schafft hier Abhilfe – und SharePoint bietet dafür die ideale Grundlage.

SharePoint: Mehr als nur eine Dateiablage

SharePoint ist Teil der Microsoft-365-Welt und in vielen Kanzleien bereits vorhanden. Im besten Fall wird SharePoint zumindest schon als Dateiablage genutzt. Dabei bietet die Plattform weit mehr: Sie ermöglicht die strukturierte Erfassung, Kategorisierung, Suche und Pflege von Wissen – mit klaren Zugriffsrechten und nahtloser Integration in den Arbeitsalltag.

1. Strukturierte Ablage nach Themen und Prozessen

Statt unübersichtlicher Ordnerstrukturen können Inhalte in SharePoint thematisch gegliedert werden – z. B. nach:

• Rechtsgebieten: Einkommensteuer, Umsatzsteuer, Körperschaftsteuer, Immobilien
• Mandantentypen: Freiberufler, GmbHs, Vereine
• Kanzleiprozessen: Jahresabschluss, Betriebsprüfung, Lohnabrechnung, Interna

Beispiel: Im Bereich „Umsatzsteuer“ finden sich aktuelle BMF-Schreiben, relevante Urteile, interne Kommentierungen und eine Checkliste zur Prüfung der Kleinunternehmerregelung.

2. Intelligente Suche statt langem Suchen

Dank Volltextsuche, Metadaten und Schlagwörtern finden Mitarbeitende schnell, was sie brauchen – auch innerhalb von PDF- oder Word-Dokumenten. So wird z. B. ein Urteil zur „Sollversteuerung bei Anzahlungen“ auch dann gefunden, wenn es nicht exakt so benannt wurde.

3. Versionierung und Änderungsverfolgung

Gerade bei Vorlagen oder internen Anleitungen ist es wichtig zu wissen, wer wann was geändert hat. SharePoint speichert automatisch alle Versionen eines Dokuments – inklusive Änderungsverlauf und Kommentaren.

Beispiel: Eine Vorlage für ein Mandantenschreiben zur E-Bilanz wird regelmäßig aktualisiert. Die Versionierung stellt sicher, dass immer die aktuelle Fassung verwendet wird – und frühere Versionen bei Bedarf wiederhergestellt werden können.

4. Rollenbasierte Zugriffsrechte

Nicht jeder soll alles sehen: Die Lohnabteilung braucht andere Informationen als das Sekretariat oder die Geschäftsführung. SharePoint erlaubt eine feingranulare Rechtevergabe – bis auf Dokumentenebene.

Beispiel: Der Bereich „Kanzlei-Intern“ mit Informationen zu Gehältern, internen Prozessen oder IT-Zugängen ist nur für die Geschäftsführung und das Backoffice sichtbar.

5. Integration in den Arbeitsalltag

SharePoint lässt sich nahtlos in Microsoft Teams, Outlook und Office integrieren. So können z. B. Fachartikel direkt aus Outlook in die Wissensdatenbank übernommen oder in Teams-Kanälen geteilt werden.

6. Nutzung der KI

Mit dem Einsatz von KI-gestützten Copiloten können Mitarbeitende Arbeitsabläufe noch effizienter gestalten. Copilot unterstützt beispielsweise beim Verfassen von E-Mails, Zusammenfassen von Fachtexten oder bei der schnellen Recherche komplexer Fragestellungen im System. So wird Wissen nicht nur gefunden, sondern auch aktiv erschlossen und für den Arbeitsalltag nutzbar gemacht. Die Nutzung von vorhandenem Wissen kann dazu beitragen, die Zuverlässigkeit der Antworten zu erhöhen.

Praxisbeispiel: So funktioniert es in der Kanzlei

Eine mittelgroße Steuerkanzlei mit 30 Mitarbeitenden hat SharePoint als zentrale Wissensplattform eingeführt. Die Plattform ist in drei Hauptbereiche gegliedert:

1. Fachwissen & Rechtsprechung
    Enthält aktuelle Urteile, BMF-Schreiben, Kommentierungen und Fachartikel – gepflegt von einem kleinen Redaktionsteam aus Fachreferenten.
2. Vorlagen & Checklisten
    Standardisierte Dokumente für Mandantenanschreiben, Jahresabschlussprüfungen, Lohnabrechnungen oder Betriebsprüfungen. Jede Vorlage ist mit Metadaten versehen (z. B. „gültig ab“, „Zielgruppe“, „Verantwortlicher“).
3. Kanzlei-Intern
    Informationen zu internen Prozessen, Onboarding-Materialien, IT-Anleitungen, Datenschutzrichtlinien und QM-Dokumentation.

Neue Inhalte werden automatisch an relevante Teams kommuniziert. So erhält z. B. das Lohnteam eine Benachrichtigung, wenn eine neue Checkliste zur Abrechnung von Kurzarbeitergeld veröffentlicht wird.

Fazit: Wissen wird zum Wettbewerbsvorteil

Mit SharePoint schaffen Steuerkanzleien eine zentrale, strukturierte und zukunftssichere Wissensbasis. Das spart nicht nur Zeit, sondern erhöht auch die Qualität der Arbeit, erleichtert das Onboarding neuer Mitarbeitender und reduziert Risiken durch veraltete oder fehlende Informationen.

Gerade in einem Umfeld, das von ständigen gesetzlichen Änderungen, Fachkräftemangel und wachsender Komplexität geprägt ist, wird die digitale Wissensorganisation zum echten Wettbewerbsvorteil.

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