Lohn- und Gehaltsverrechner:innen zählen zu den Mangelberufen – Personal und Dienstleistungen in diesem Bereich sind dementsprechend begrenzt und kostspielig. Die klassische Lohnverrechnung besteht zu einem Großteil aus aufwändigen, manuellen Prozessen mit repetitiven Tätigkeiten, welche fehleranfällig sind.
Ein einfaches Beispiel dafür ist die Anmeldung einer Mitarbeiter:in.
Bei herkömmlicher Lohnverrechnung muss ein Formular mit den Mitarbeiter:innen-Stammdaten von der Firma ausgefüllt werden. Dieses werden dann an die Lohnverrechnung geschickt und in die jeweilige Lohnverrechnungssoftware übertragen. Allein das “Abschreiben” der Daten führt zu Fehlern. Danach muss durch die Lohnverrechnung die Anmeldung per ELDA an die Gebietskrankenkasse übermittelt und die Anmeldebestätigung anschließend wieder an die Firma übergeben werden. Letztlich wird die Anmeldebestätigung dann dem/der Mitarbeiter:in ausgehändigt.
Diese einfache Tätigkeit benötigt also mehrere Schritte einer gut bezahlten Fachkraft, selbst wenn keinerlei Fehler in den Unterlagen vorhanden sind.
Bei einer automatisierten Lohnabrechnung sollten die Stammdaten einfach direkt in der Software von der Unternehmer:in eingetragen – und auf Korrektheit überprüft werden. Die Anmeldung wird im Anschluss direkt an die Gebietskrankenkasse übermittelt und anschließend die Bestätigung der Anmeldung automatisch via E-Mail an den/die Mitarbeiter:in gesendet. Dieser Prozess sollte also ganz ohne dem Zutun einer Fachkraft erfolgen können.
Gerade in Zeiten wie diesen, vor dem Hintergrund des steigenden Kostendrucks und den sich ständig ändernden Rahmenbedingungen für die Lohnverrechnung, Stichwort Kurzarbeit, bietet die Automatisierung der Lohnverrechnung eine Chance für Österreichs Unternehmen und Steuerberatungen.
Digitalisierung vereinfacht herausfordernde Rahmenbedingungen
Stetige Änderungen der Rahmenbedingungen stellen die Lohnverrechnung vor besondere Herausforderungen. Ein möglicher Fallstrick für die Automatisierung? „Genau das Gegenteil ist der Fall,” so Thomas Hapala. „Bei einer Software müssen Anpassungen ein einziges Mal durchgeführt werden, dann läuft es. Bei manuellen Prozessen bedeuten Anpassungen zusätzlichen Schulungsbedarf, enormen Aufwand und meist zusätzliche Fehlerquellen. Erst durch die Digitalisierung von Prozessen, können Änderungen rasch und effektiv umgesetzt werden.”.
Ein gutes Beispiel der besonderen Rahmenbedingungen in Österreich sind Kollektivverträge.
In Österreich gibt es über 800 verschiedene Kollektivverträge, nach welchen Sonderzahlungen, wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld geregelt werden. Die Berechnung der Sonderzahlungen ist jedoch nicht einheitlich geregelt, was dazu führt, dass es für jeden Kollektivvertrag eigene Berechnungen gibt.
Diese Berechnungskomplexität muss in der klassischen Lohnverrechnung einzeln – pro abrechnender Firma – hinterlegt werden, was aufwendig, zeitintensiv und daher oft nur schwer möglich ist. Eine automatisierten Lohnsoftware hat die genaue Berechnung der Sonderzahlung für jeden unterstützten Kollektivverträge hinterlegt und führt diese detailliert und transparent an und berücksichtigt Austritte, Resturlaub und vieles mehr.
Für Steuerberatungen entlastet eine automatisierte Software Lohnverrechner:innen, die in Folge mehr Ressourcen für die Beratung ihrer Kunden und Kundinnen aufwenden können. Dadurch können sie besseres Service, bei einer höheren Kundenzahl bieten.
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Über Lohnbot
Seit Herbst 2019 bietet das Wiener Start-Up Lohnbot GmbH, mit seiner gleichnamigen Internet-Applikation, die Digitalisierung und Automatisierung der Lohnverrechnung für kleine und mittlere Betriebe, sowie Steuerberatungskanzleien, in Österreich an. Bereits über 160 Unternehmen führen mit Lohnbot ihre Lohnverrechnung mit minimalem Aufwand und im Rahmen der aktuellen, gesetzlichen Vorgaben selbst durch – Vom Kleinstunternehmen bis zu Betrieben mit 300 Abrechnungen pro Monat. Lohnbot bietet Schnittstellen zur Österreichischen Gesundheitskasse, dem Finanzamt, gängigen Buchhaltungssystemen und arbeitet mit anderen Vorreitern der Digitalisierung von Business-Lösungen, wie Domonda oder FreeFinance zusammen.
Die Gründer
Die Lohnbot-Gründer Thomas Hapala und Elias Rut eint ein Ziel: Die Optimierung von Prozessen um sie für alle Beteiligten effizienter, einfacher und transparenter zu machen. Thomas Hapala wechselte vom Investmentbanking in die Welt der FinTech Start-ups. Heute ist er Partner in einer Steuerberatungskanzlei und Mitgründer von Lohnbot. Elias Rut startete seine Karriere als Web- und Softwareentwickler und arbeitete unter anderem für Google. Aktuell bringt er seine technische Expertise bei Start-ups weltweit ein und ist ebenfalls Mitgründer von Lohnbot.