Das Scannen von Rechnungen und das anschließende Abtippen der Beleginformationen für die Kontierung gehören zu den wohl zeitaufwändigsten Aufgaben in der Buchhaltung. Allein das Scannen eines Pendelordners mit gängigen Methoden wie Stempel oder Trennblättern dauert gut und gern eine Stunde. Gerade in Zeiten, wo ein akuter Mangel an qualifiziertem Personal besteht, müssen die wertvollen, bestehenden Ressourcen optimal eingesetzt werden.
Aber was wäre, wenn Sie Ihr Personal garnicht aufstocken müssen, sondern Ihre Buchhalter:innen die bestehenden Aufgaben viel schneller erledigen könnten?
Mit moderner Technologie könnten Sie viele Abläufe im Rechnungswesen automatisieren und ermöglichen es Fachkräften, ihren Fokus auf die wirklich wichtigen buchhalterischen Tätigkeiten zu legen, die keine Maschine für Sie übernehmen kann. Dadurch sparen Sie ca. 50% der Zeit im Vergleich zu bisherigen Abläufen und können dem Personalmangel aktiv vorbeugen und sich für die Zukunft wappnen.
Automatisieren – was bedeutet das?
Scanprozesse, händisches Abtippen und Kontieren kosten enorm viel Zeit. Genau diese Prozesse beinhalten in der Regel immer die gleichen Arbeitsschritte und können daher sehr einfach automatisiert werden. Bei Finmatics werden beispielsweise gescannte (oder im Stapel als PDF hochgeladene) Belegseiten automatisch erkannt und an den richtigen Stellen in einzelne Rechnungen getrennt. Dadurch ist es ausreichend, einfach alle Belege direkt im Stapel, ohne jegliche Trennblätter oder Stempel zu scannen und die Software erledigt den Rest. Auch die automatische Zuordnung zum richtigen Buchungskreis kann von der Software übernommen werden.
Sind die Belege erst einmal im System, können KI-Algorithmen Belege auf Positionsebene auslesen und automatisch einen Buchungsvorschlag, inkl. Vorhersage von Sach- und Personenkonten, Buchungstext, Steuercode und Kostenstellen liefern. In guter Zusammenarbeit mit Softwareherstellern können Sie so bis zu 99% aller Buchungsvorfälle automatisiert abwickeln.
Was ist künstliche Intelligenz und wie funktioniert die Automatisierung?
Mit KI werden Software-Algorithmen bezeichnet, die mit einer großen Menge an Daten darauf trainiert wurden, bestimmte Abläufe selbstständig zu lernen und verlässlich korrekte Ergebnisse zu liefern.
Die Besonderheit an künstlicher Intelligenz ist ihre Lernfähigkeit. Genauso wie Menschen lernt ein KI-Algorithmus mit jedem Fehler und jeder Korrektur mit und verbessert sich laufend. Auf cloud-basierte Software zu setzen bringt hier außerdem den Vorteil, dass sich die KI nicht nur auf lokaler Ebene verbessert, sondern Sie auch von globalen Lernprozessen profitieren und ohne mühsame Updates immer mit der aktuellsten Version arbeiten.
Während Software, die auf konventionelle regelbasierte Programmierung baut, z.B. mit vorab definierten Rechnungslayouts arbeitet, um Daten auszulesen, geht KI hier einen Schritt weiter:
Der Algorithmus erkennt die Rechnungslayouts von selbst ohne manuellen Eingriff. Daher ist es möglich, auch neue Rechnungen sofort korrekt auslesen zu können. Dank der Synchronisation mit dem ERP- bzw. Buchhaltungssystem können auch anhand der Buchungshistorie sofort richtige Buchungsvorhersagen getroffen werden.
Touchless Bookings – was tun dann Buchhalter:innen noch?
Unter dem Begriff „Touchless Bookings“ werden Buchungen bezeichnet, die von der Software vollkommen automatisch vom Belegeingang bis zur fertigen Buchung durchlaufen, ohne, dass ein manueller Eingriff notwendig ist. Das berührungslose Verbuchen ist die Königsdisziplin der Automatisierung. In Zusammenarbeit mit dem Softwarehersteller werden die individuell richtigen Einstellungen getroffen, um so viele Buchungen wie möglich komplett zu automatisieren und eine hohe Sicherheit zu garantieren.
Buchhalter:innen müssen dadurch nicht mehr jede Buchung „angreifen“ und sparen so enorm viel Zeit. Inhaltliche und formale Fehler auf der Rechnung, wie beispielsweise eine falsche Rechnungsanschrift erkennt die Software automatisch und weist den Beleg einer Fachkraft zur Kontrolle zu. Alle etwaigen Korrekturen werden von der KI gelernt und können in Zukunft ebenfalls automatisch ablaufen.
So bearbeiten Buchhalter:innen wirklich nur noch jene Belege, die buchhalterische Aufmerksamkeit brauchen und sparen bis zu 50% der Zeit durch den Einsatz der Software.
Wie einfach ist die Implementierung von KI-Software?
Bei Finmatics bieten wir Ihnen alle oben genannten Funktionen, von der Automatisierung des Scanprozesses bis zur „touchless“ Buchung in einem Paket an. Ja, Automatisierung erfordert eine Umstellung von Prozessen, aber es lohnt sich: Die Einrichtung des Finmatics-Systems ist in wenigen Minuten erledigt. Erfahrungsgemäß profitieren Kunden schon direkt nach der Implementierung von 50% Zeitersparnis durch die Automatisierung ihrer Prozesse. Finmatics bietet für alle Steuerkanzleien einen kostenlosen Testmonat an, um die Funktionen auch im eigenen Kanzleibetrieb ausprobieren zu können. Bei Interesse melden Sie sich gerne unter www.finmatics.com/erstgespraech